1. Allgemeine Informationen

wylarionexo ("wir", "unser Unternehmen" oder "die Plattform") betreibt die Workflow-Plattform für die Budgetgenehmigung, zugänglich unter wylarionexo.com. Diese Datenschutzrichtlinie gilt für alle Nutzer unserer Plattform und beschreibt unsere Praktiken zur Erhebung, Verarbeitung und zum Schutz personenbezogener Daten in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der geltenden deutschen Gesetzgebung.

2. Kategorien der erhobenen Daten

Im Rahmen der Bereitstellung unserer Workflow-Dienste für die Budgetierung erheben wir verschiedene Kategorien von Informationen, die für den optimalen Betrieb der Plattform erforderlich sind:

• Identifikationsdaten: vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position in der Organisation
• Technische Informationen: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Zugriffsdaten auf die Plattform
• Nutzungsdaten: Verlauf der Aktionen auf der Plattform, Konfigurationseinstellungen, Aktivitätsprotokolle
• Finanzinformationen: Details zu den verarbeiteten Budgets, durchgeführten Genehmigungen, generierten Berichten
• Kommunikationsdaten: Nachrichten, die über die Plattform gesendet werden, Kommentare zu vorgeschlagenen Budgets

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage mehrerer rechtlicher Grundlagen, die jeweils spezifischen Zwecken für den reibungslosen Betrieb unserer Dienste dienen:

4. Weitergabe von Informationen an Dritte

Die Vertraulichkeit Ihrer Daten ist für uns essenziell. Wir geben Informationen nur unter bestimmten Umständen und mit angemessenen Schutzmaßnahmen an Dritte weiter:

Anbieter von Cloud-Diensten für die sichere Datenspeicherung werden sorgfältig ausgewählt, wobei alle nach europäischen Datenschutzstandards zertifiziert sind. Wir arbeiten mit spezialisierten Verarbeitern im Bereich der finanziellen Sicherheit zusammen, um die Integrität unserer Budget-Workflow-Systeme zu gewährleisten.

Im Falle gesetzlicher Anforderungen oder gerichtlicher Verfahren können wir relevante Informationen an die zuständigen deutschen Behörden weitergeben, jedoch nur im absolut notwendigen Umfang und unter Berücksichtigung Ihrer Grundrechte.

5. Ihre Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten

Gemäß DSGVO und deutscher Gesetzgebung haben Sie mehrere Rechte in Bezug auf die von unserer Plattform verarbeiteten personenbezogenen Daten:

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter info@wylarionexo.com mit einer detaillierten Anfrage. Wir werden innerhalb von 30 Tagen ab Eingang der Anfrage antworten, mit der Möglichkeit einer Verlängerung um weitere 60 Tage in komplexen Fällen.

6. Sicherheits- und Schutzmaßnahmen

Wir setzen fortschrittliche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen:

Alle Daten werden während der Übertragung mit TLS 1.3-Protokollen und im Ruhezustand mit AES-256-Algorithmen verschlüsselt. Unsere Systeme werden kontinuierlich überwacht, um Sicherheitsvorfälle zu erkennen und zu verhindern, mit automatischen Backups und Wiederherstellungsplänen für den Notfall.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist streng auf autorisiertes Personal beschränkt, das diese Informationen zur Erfüllung beruflicher Aufgaben benötigt. Alle Mitarbeiter unterzeichnen Vertraulichkeitsvereinbarungen und nehmen regelmäßig an Schulungen zum Datenschutz teil.

7. Aufbewahrungsfrist der Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, oder gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen erforderlich ist:

• Kontodaten: bis zur Schließung des Kontos und weitere 3 Jahre zur Beilegung eventueller Streitigkeiten
• Finanzinformationen: 7 Jahre gemäß deutscher Buchhaltungsgesetzgebung
• Sicherheitsprotokolle: 2 Jahre zur Überwachung von Vorfällen
• Marketingdaten: bis zum Widerruf der Einwilligung oder 3 Jahre nach der letzten Interaktion

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Daten sicher und unwiderruflich aus allen unseren Systemen, einschließlich Backups, gelöscht.

8. Internationale Datenübermittlungen

In bestimmten Situationen können Ihre personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt und dort verarbeitet werden. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass die Übermittlungen nur an Zielorte erfolgen, die ein angemessenes Schutzniveau bieten oder durch geeignete Garantien abgesichert sind:

9. Änderungen der Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie zu aktualisieren, um Änderungen in unseren Praktiken, den angebotenen Dienstleistungen oder gesetzlichen Anforderungen widerzuspiegeln. Wesentliche Änderungen werden durch folgende Maßnahmen kommuniziert:

• Benachrichtigungen per E-Mail an alle registrierten Nutzer mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten
• Hervorgehobene Ankündigungen auf unserer Webplattform
• Aktualisierung des Datums der "Letzten Aktualisierung" am Anfang dieses Dokuments

Die fortgesetzte Nutzung unserer Dienste nach Inkrafttreten der Änderungen stellt die Annahme der neuen Bedingungen dar.